Après l’accréditation : le cycle de surveillance et de renouvellement

Obtenir son accréditation ne solde pas la relation avec le COFRAC : elle l’installe dans la durée. Dès la prise d’effet de l’attestation, le COFRAC organise la surveillance de l’accréditation à travers un programme d’évaluations périodiques qui couvre un cycle complet, jusqu’à la réévaluation qui conditionne le renouvellement. Pour un organisme d’évaluation de la conformité (OEC), la question n’est donc plus « comment obtenir l’accréditation ? » mais « comment la conserver ? ».

Cette page décrit ce qui se joue après la décision initiale : les durées du cycle telles que les fixent les règlements d’accréditation, ce que les équipes d’évaluation viennent regarder en surveillance, la mécanique du renouvellement, les décisions possibles du COFRAC et ce qu’il faut entretenir entre deux évaluations pour ne jamais subir une visite.

Le cycle d’accréditation : quelles durées, quelles échéances ?

Le premier cycle : quatre ans au maximum

Le premier cycle est établi à l’octroi de l’accréditation, pour une durée ne dépassant pas 4 ans. Il comprend trois évaluations de surveillance (S1, S2, S3) et une réévaluation, planifiées à intervalle de 12 mois, la première surveillance étant programmée 8 mois après la prise d’effet de l’accréditation. Une tolérance jusqu’à 3 mois autour de la période prévisionnelle peut être acceptée, lorsqu’elle est justifiée et si l’intervalle entre deux évaluations consécutives ne dépasse pas 15 mois. Ces règles figurent à l’identique dans les règlements d’accréditation sectoriels du COFRAC : INS REF 05 pour l’inspection et la validation/vérification, CERT REF 05 pour la certification, LAB REF 05 pour les laboratoires.

Les cycles suivants : cinq ans au maximum

Les cycles suivants relèvent désormais du règlement d’accréditation transverse GEN REF 06, applicable depuis le 1er octobre 2025 et complété d’une annexe sectorielle (INS REF 60, CERT REF 60, LAB REF 60 ou SH REF 60 selon l’activité). Le cycle y est établi au renouvellement pour une durée n’excédant pas 5 ans et comprend deux évaluations de surveillance (S4, S5) et une réévaluation, planifiées à intervalle de 20 mois. La même tolérance de 3 mois s’applique, sans que l’intervalle entre évaluations consécutives puisse dépasser 23 mois, ni l’intervalle entre deux réévaluations 60 mois.

Quel règlement s’applique à votre organisme ?

Un point de vigilance sur la transition : GEN REF 06 ne remplace les règlements sectoriels qu’à l’entrée dans un nouveau cycle. Un organisme dont le cycle est en cours reste régi par son règlement sectoriel, qui prévoyait trois évaluations de surveillance (S4, S5, S6) et une réévaluation à intervalle de 15 mois. Avant de planifier vos échéances internes, vérifiez donc quel règlement s’applique à votre situation, ou demandez confirmation au pilote de votre dossier d’accréditation.

Les évaluations de surveillance : ce que le COFRAC vient regarder

Une évaluation de surveillance n’est pas une réévaluation en réduction. Son périmètre est ciblé sur les sujets qui présentent le plus de risques : évolutions des exigences d’accréditation, changements intervenus au sein de l’organisme, résultats des évaluations précédentes, plaintes et signalements, données de performance. Deux sujets sont en revanche systématiquement évalués : le pilotage des activités d’évaluation de la conformité et la surveillance du fonctionnement du système de management par la direction. Autrement dit, la revue de direction et le pilotage ne sortent jamais du champ d’une surveillance.

Le reste du système est couvert par échantillonnage sur la durée du cycle : des activités représentatives de la portée d’accréditation, chaque type de site et toutes les fonctions ayant un impact sur la qualité des prestations doivent avoir été évalués au moins une fois avant la fin du cycle. Ce qui n’a pas été regardé lors d’une surveillance le sera à la suivante ou à la réévaluation : aucune partie du système ne reste durablement hors du champ.

Les modalités sont proches de celles de l’évaluation initiale : des informations sont collectées au préalable (prestations réalisées, changements intervenus), la composition de l’équipe et le périmètre vous sont communiqués au moins 2 mois avant la période prévue, et vous pouvez récuser un évaluateur de façon motivée dans les 8 jours suivant la proposition, selon la procédure GEN PROC 09. Sur site, le déroulé (réunion d’ouverture, entretiens, observations d’activités, réunion de clôture) est celui décrit dans notre guide du déroulement d’une évaluation COFRAC.

La réévaluation : le rendez-vous du renouvellement

La réévaluation intervient en fin de cycle, avant la date de fin de validité de l’attestation. Elle se distingue des surveillances par son ampleur : l’ensemble des exigences du référentiel d’accréditation et les règles générales du COFRAC y sont évaluées. C’est le moment où le système est réexaminé dans sa globalité, y compris les dispositions qui n’avaient pas appelé de commentaire depuis plusieurs années.

La portée d’accréditation, elle, n’est pas rejouée intégralement ce jour-là : les activités, les sites et les compétences ont été couverts par échantillonnage tout au long du cycle, et la réévaluation vient compléter cette couverture, pas la refaire. En cas de décision favorable, le renouvellement est prononcé et un nouveau cycle s’ouvre, de cinq ans au plus.

Après chaque évaluation : le traitement des écarts et la décision

Chaque évaluation du cycle peut donner lieu à des fiches d’écarts, critiques ou non critiques. Elles se traitent avec la même rigueur qu’à l’évaluation initiale : analyse des causes, analyse de l’étendue, correction et actions correctives, dans des délais encadrés. Les attendus et les pièges de cet exercice sont détaillés dans notre guide pour répondre aux fiches d’écarts du COFRAC. Retenez un principe : la vérification de la maîtrise des écarts critiques est anticipée, par examen documentaire ou évaluation complémentaire, tandis que celle des écarts non critiques intervient en principe lors d’une évaluation suivante du cycle.

Une décision est prise et notifiée à l’organisme après chaque évaluation, pas seulement au renouvellement. En cas de décision favorable, le maintien de l’accréditation est confirmé, ou le renouvellement est prononcé. Il n’existe pas de décision « favorable sous réserve » dans les textes : lorsque des écarts critiques ont été relevés, la décision favorable s’accompagne d’une obligation de vérification ultérieure de la maîtrise de ces situations. Lorsqu’une décision défavorable est envisagée, l’organisme en est informé au préalable et dispose de 7 jours pour faire part de ses observations. Le statut de l’accréditation est publié sur le site du COFRAC.

Suspension, réduction de portée, retrait : les termes exacts

L’accréditation peut être suspendue en cas de non-conformité aux exigences d’accréditation, de manquement aux obligations d’organisme accrédité, ou lorsque l’organisme ne dispose plus des ressources nécessaires pour réaliser les activités accréditées (personnel qualifié, moyens matériels). La suspension peut ne porter que sur une partie des activités. À noter également : si un organisme n’a pas réalisé les activités concernées pendant la totalité du cycle écoulé, l’accréditation n’est pas renouvelée, même si la compétence du personnel a été entretenue.

Le retrait est prononcé en cas de persistance des situations non conformes ou des manquements, ou en conséquence d’une fraude ou d’une dissimulation délibérée d’informations. Avant toute suspension ou tout retrait, l’organisme est informé de l’intention du COFRAC et peut faire valoir ses observations. Ces sanctions se distinguent des démarches volontaires : un organisme reste libre de suspendre son accréditation en tout ou partie, de réduire sa portée d’accréditation ou de résilier son accréditation, dans les conditions de la procédure GEN PROC 03.

La conséquence dépasse le dossier qualité : le COFRAC publie la liste des organismes dont l’accréditation est suspendue, résiliée, retirée ou caduque depuis moins de 5 ans. Une suspension est donc visible de vos clients et donneurs d’ordre, au moment même où il faudrait les rassurer.

Entre deux évaluations : garder un système vivant

La logique de surveillance décrite plus haut récompense la constance. Le périmètre et la durée de chaque évaluation sont déterminés en tenant compte des risques identifiés et de la performance du système démontrée par l’historique d’accréditation : un organisme qui traite ses écarts dans les délais et dont le système vit réellement aborde chaque visite avec un dossier qui parle pour lui. À l’inverse, un système qui ne se réveille que quelques semaines avant l’échéance se voit vite : enregistrements reconstitués dans l’urgence, audits internes concentrés en fin de période, revue de direction expédiée. Cinq chantiers structurent ce maintien :

• Dérouler le programme d’audits internes : couvrir le système sur la période prévue et solder les constats. L’audit interne est une exigence des normes d’accréditation, vérifiée à chaque évaluation ; notre guide sur l’audit interne comme levier d’accréditation montre comment en faire un outil de pilotage plutôt qu’une formalité.
• Tenir la revue de direction : c’est l’un des sujets systématiquement évalués en surveillance. Elle doit être réelle, datée, avec des décisions suivies d’effet.
• Assurer la veille normative et documentaire : les évolutions des exigences d’accréditation font partie des sujets prioritaires des surveillances ; une révision de norme ou d’un document COFRAC non prise en compte se transforme en écart.
• Solder les plans d’actions dans les délais annoncés : la mise en œuvre des actions est vérifiée lors d’une évaluation suivante, et la persistance ou l’accumulation d’écarts non critiques peut conduire à un traitement similaire à celui des écarts critiques.
• Déclarer les changements au COFRAC : toute modification de la structure, de l’organisation ou des moyens ayant fait l’objet de l’accréditation doit être signalée, suivant la procédure GEN PROC 20.

Avant une échéance sensible, par exemple une surveillance qui suit une refonte documentaire, un déménagement ou un renouvellement d’équipe, un audit à blanc permet de tester le système dans les conditions du réel et d’arriver le jour J sans découverte.

Un rythme à tenir : l’appui d’un responsable qualité externalisé

Tout ce qui précède tient en une phrase : l’accréditation se maintient entre les évaluations, pas pendant. C’est précisément le rôle de Mon Assistant Qualité, la formule d’accompagnement continu de 3D Synergie : un consultant dédié qui assure la veille normative et documentaire, maintient votre documentation à jour, rappelle les échéances, pilote les non-conformités et les actions correctives, participe à votre audit interne annuel et vous assiste pour la revue de direction et les réponses aux fiches d’écarts. Votre système reste ainsi prêt à être évalué, à chaque étape du cycle.